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Reunión Técnica Reunión de Responsables de Gestión Documental de Bancos Centrales
  • FECHA:
    26, 27 y 28 de julio de 2017, Bogotá, Colombia.
  • Fecha límite de registro:
    26 de junio de 2017
  • INSTITUCIONES ORGANIZADORAS:
    CEMLA y Banco de la República.
  • CONTENIDO:
    Modelos y estándares internacionales de gestión documental aplicables en los bancos centrales. Documentos electrónicos: creación, acceso, resguardo y preservación. Sistemas de gestión para la información del Banco de la República, Banco de España y Deutsche Bundesbank. Instrumentos de gestión de información. Leyes de transparencia y acceso de la información pública y su impacto en la gestión documental. Importancia de los archivos históricos de los bancos centrales para la investigación de la historia económica.
  • OBJETIVO:
    Compartir experiencias y proyectos de la gestión documental de las instituciones participantes ante las nuevas exigencias del entorno; entre estas: las recientes leyes de transparencia y acceso a la información, y los avances y cambios tecnológicos que pueden tanto ayudar a una mejor gestión como amenazar la preservación de la memoria institucional. En este sentido se espera que los participantes realicen breves presentaciones de los proyectos o iniciativas que estén llevando a cabo en sus instituciones en relación con el objetivo planteado y que participen activamente en las discusiones que se generen, en particular con un enfoque estratégico y con visión de mediano a largo plazo.
  • DIRIGIDO A:
    Responsables de las áreas de gestión documental y de archivos históricos de las instituciones miembro del CEMLA.
  • IDIOMA:
    Español e inglés con interpretación simultánea.
  • COORDINADOR:
    Ana Laura Sibaja
    Gerente de Servicios de Información
    Teléfono: +52 (55) 5061 6680
    Email: sibaja@cemla.org

 

Conclusiones de la reunión

La reunión contó con la participación de 44 personas, que representaban a 18 instituciones (los bancos centrales de Alemania, Bahamas, Chile, Colombia, El Salvador, España, Filipinas, Honduras, Italia, México, Nicaragua, Paraguay, Portugal, República Dominica, Surinam, Uruguay y Venezuela; y de CAF-Banco Latinoamericano de Desarrollo).

Durante la reunión se realizaron 26 presentaciones, repartidas en tres días. El primer día estuvo dedicado principalmente a conocer los avances y proyectos del Banco de la República. El segundo, a las experiencias de todos los participantes, en particular de Alemania, España y el Banco Mundial. Finalmente, en el tercero se amplió la información del Banco de la República con la visita a su archivo histórico y otras presentaciones, y se realizaron las conclusiones. 

Con el desarrollo de las presentaciones quedo claro que la gestión documental no es una tarea aislada, sino que forma parte de los procesos cotidianos tanto sustantivos como de apoyo de las instituciones. Sin embargo, situaciones como 1) el cambio tecnológico, que hizo que la producción en papel o, mejor dicho, que la forma en que se crean los documentos cambiara, lo mismo que muchos procesos de trabajo, pero que también hoy en día además puede amenazar la conservación de la memoria histórica; 2) la promulgación de legislación relativa a la transparencia, el acceso a la información, el gobierno digital, la protección de datos personales, que demandan la sistematización de la información y la capacidad de dar respuestas rápidas, oportunas, precisas y de validez oficial; y 3) la necesidad de que la información histórica se conserve y a la vez estédisponible y accesible para los investigadores e historiadores, en particular aunque no exclusivamente, económicos, entre otros; han motivado la necesidad de abordar la gestión documental como un tema particular, incluso de realizar proyectos específicos para su modernización y desarrollo. 

Los participantes mostraron su interés en continuar compartiendo sus experiencias en la ejecución de proyectos, tanto en reuniones como otros medios de colaboración.

 

 

 

 

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